Projets d’entreprise : le suivi des indicateurs de performance

Pour mener à bien un projet, il est nécessaire de déterminer les différents indicateurs de suivi. Ces indicateurs permettront de mesurer les résultats de chaque projet et de vérifier si les objectifs ont été atteints.

La notion d’indicateurs clés de performance

Les indicateurs clés de performance ou Key Performance Indicators (KPI) aident dans l’évaluation d’une situation afin de pouvoir prendre une décision adaptée. En règle générale, un indicateur doit être précis, mesurable, réaliste et défini dans le temps. Pour chaque service d’une entreprise, il est important de définir les KPI à suivre. En effet, chaque service a ses propres objectifs et ses propres tâches. La valeur d’un indicateur est souvent représentée sous forme de courbe, pour juger de son évolution au fil des mois. Dans chaque représentation, on retrouve le nom de chaque indicateur, l’objectif fixé avant le démarrage du projet et la valeur réelle de l’indicateur. Des jeux de couleurs viennent s’ajouter à la courbe. Les trois couleurs les plus utilisées sont le vert, le rouge et l’orange : le vert indique que tout va bien (un bon résultat) ; le rouge est utilisé pour prendre des mesures correctives nécessaires et l’orange pour signaler un critère à surveiller. Il convient de bien choisir ses indicateurs pour pouvoir identifier de manière efficace et rapide les éventuels écarts et les risques d’écart par rapport à l’objectif.

Comment bien choisir ses indicateurs clés de performance ?

Avant de porter son choix en matière de KPI, il faut savoir que chaque indicateur est associé à un objectif précis, ce qui implique une décision. En tant qu’outil suivi de projet, un indicateur doit également être pertinent et simple. À titre de rappel, un KPI a un impact financier sur le projet et facilite la gestion. On distingue ainsi 4 catégories de KPI les plus courants dans le cadre d’un projet :
–  les indicateurs de budget
–  les indicateurs de délais
–  les indicateurs de qualité
–  les indicateurs d’efficacité

Il incombe au chef de projet ainsi qu’à son équipe de choisir les bons KPI dès le début du projet.

Les indicateurs de délais

L’indicateur d’écart de durée permet de mesurer l’écart de durée d’exécution d’un projet, si une tâche est plus longue à accomplir que ce qui a été prévu initialement. Son calcul est simple : durée réelle-durée initiale / durée initiale. Cet indicateur peut également être utilisé pour mesurer la durée d’une phase ou de la durée totale du projet.

Le « KPI de délais », quant à lui, montre si le projet est en avance ou en retard, tant sur le plan budgétaire que sur la plan temporel. Voici sa formule : temps initialement prévu ou budget – temps ou budget actuellement utilisé. Un résultat négatif signifie une réussite dans l’accomplissement du projet.

Les indicateurs de coût

Parmi les indicateurs de coût, on distingue l’écart de coût du projet et le coût actuel du projet. Le premier permet de savoir si le coût effectif du projet et celui du coût prévu sont différents ou s’ils coïncident. Le coût actuel du projet quant à lui correspond à un indicateur de suivi de dépenses proprement dit. Il permet de savoir la somme dépensée pour le projet. Grâce à ses fonctionnalités, un logiciel de gestion de projet ou un logiciel de gestion de projet agile est un outil incontournable pour la gestion de projet.